1. Operatorul și datele de contact

Operatorul pentru prelucrările realizate în scopurile proprii ale societății este THE GERMINDS S.R.L., THE GERMINDS S.R.L., cu punct de lucru în str. Păunului nr. 10, ap. 3, com. Ghiroda, județul Timiș, România, înregistrată la Oficiul Național al Registrului Comerțului sub nr. J2024000219251/2026, având CUI RO49883842, reprezentată legal de Ciorecan Andreea-Roberta.

 și fiind reprezentată legal prin Ciorecan Andreea-Roberta.

Date de contact: e-mail general: thegerminds@gmail.com; e-mail pentru solicitări privind protecția datelor: thegerminds@gmail.com; telefon: 0753515201; adresă poștală pentru corespondență, dacă diferă de sediul social: str. Păunului nr. 10, ap. 3, com. Ghiroda, județul Timiș, România.

2. Persoanele ale căror date le prelucrăm

Putem prelucra date privind următoarele categorii de persoane:

• vizitatori ai site-ului și persoane care folosesc platforma sau aplicațiile aferente serviciilor;
• persoane care solicită o întâlnire, participă la un webinar ori cer informații despre cursuri și produse;
• clienți persoane fizice, consumatori și cursanți;
• reprezentanți ai clienților B2B și participanți desemnați de aceștia;
• persoane care transmit reclamații, solicitări de rambursare sau cereri privind exercitarea drepturilor GDPR;
• formatori, mentori, colaboratori, furnizori și persoane de contact ale acestora;
• persoane care comunică cu TheGerminds prin e-mail, platformă, telefon, videoconferință sau grupul privat de suport.

3. Categorii de date prelucrate

În funcție de relația cu TheGerminds și de serviciul utilizat, putem prelucra numai datele necesare pentru scopurile descrise în această politică:

• date de identificare și date de contact, precum nume, adresă de e-mail, număr de telefon și, după caz, adresă sau domiciliu;
• date contractuale, date de facturare, informații privind oferta, comanda, plățile, ratele, facturile și corespondența contractuală;
• date de cont și acces, precum identificatorul contului, datele de conectare, rolul utilizatorului și istoricul tehnic al accesului;
• date privind participarea și progresul, inclusiv participarea la sesiuni, quiz-uri, evaluări, examenul lunar, testul final, feedbackul și rezultatele necesare administrării cursului;
• mesaje și solicitări transmise prin e-mail, platformă, grupul privat de suport sau alte canale comunicate pentru curs;
• date tehnice și de securitate, precum adresa IP, identificatori tehnici, informații despre dispozitiv, browser, loguri și evenimente de securitate, în măsura în care sunt generate și necesare;
• preferințe și dovezi privind marketingul, dezabonarea, testimonialele, utilizarea imaginii și a vocii;
• date din formulare, înscrieri la întâlniri sau webinarii și, după caz, informații relevante din apelurile de calificare sau de organizare;
• imaginea și vocea participanților în partea introductivă/administrativă a unor sesiuni live, numai dacă funcția de înregistrare este activată și după informarea participanților.

Seria și numărul actului de identitate nu se solicită în mod obișnuit. Dacă aceste date sunt solicitate într-un flux concret, ele vor fi colectate numai în baza unei necesități documentate și a unei informări specifice privind scopul și temeiul prelucrării.

TheGerminds nu urmărește să colecteze date privind sănătatea, date biometrice sau alte categorii speciale de date și nu acceptă în prezent minori. Dacă situația se schimbă, această informare va fi actualizată înainte de începerea prelucrării relevante. Vă rugăm să nu transmiteți în formulare, grupuri, mesaje sau instrumente AI date sensibile care nu sunt necesare.

Datele cardului nu sunt stocate de TheGerminds atunci când plata este procesată prin Netopia sau Stripe. Procesatorul poate prelucra datele de plată în nume propriu, potrivit propriilor documente de informare și condiții.

4. Scopuri și temeiuri juridice

4.1. Gestionarea solicitărilor, întâlnirilor și ofertelor

Prelucrăm datele pentru a răspunde solicitărilor, a programa și organiza întâlniri sau webinarii, a transmite informații despre servicii, a pregăti oferte și a evalua dacă serviciile solicitate corespund nevoilor persoanei. Temeiul juridic este efectuarea, la cererea persoanei, a demersurilor precontractuale și, după caz, interesul legitim pentru organizarea activității, securitate și prevenirea abuzurilor.

4.2. Încheierea și executarea contractului

Prelucrăm datele pentru încheierea și executarea contractului: identificarea clientului, transmiterea ofertei și a documentelor contractuale, crearea și administrarea contului, activarea accesului, furnizarea cursului și a materialelor, organizarea sesiunilor live, onboarding, suport, administrarea progresului și evaluărilor, comunicarea modificărilor operaționale și gestionarea încetării contractului. Temeiul juridic este încheierea și executarea contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale la cererea persoanei.

4.3. Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm datele pentru emiterea, transmiterea și evidența facturilor, contabilitate, raportări, arhivare, răspunsuri către autorități și îndeplinirea altor obligații legale aplicabile. Temeiul juridic este îndeplinirea obligațiilor legale ale TheGerminds.

Uneori facturarea se face si pe II că suntem parteneri:

CIORECAN ANDREEA-ROBERTA INTREPRINDERE
INDIVIDUALA
CUI: 40800525
F2019000122254/2025
Tara: ROMANIA
jud. Mehedinti, Localitate: Orsova str. Primāverii, nr.4, sc.A, ap.3
ING BANK ROMANIA
R095INGB0000999909017582

THE GERMINDS S.R.L.
RO49883842
J2024000219251/2026
Punct de lucru: str. Păunului, nr. 10
Localitate: Com. Ghiroda
Judet: Timiș
ING BANK ROMANIA
RO49INGB0000999915444466

4.4. Securitate, prevenirea fraudei și apărarea drepturilor

Putem prelucra date pentru protejarea conturilor și platformei, controlul accesului, prevenirea fraudelor și a utilizării neautorizate, investigarea incidentelor, soluționarea disputelor și constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor în instanță sau în fața autorităților. Temeiul juridic este interesul legitim al TheGerminds, aplicat cu măsuri de minimizare, proporționalitate și limitare a accesului.

4.5. Marketing direct

Putem transmite newslettere, invitații, informații despre produse sau alte comunicări comerciale numai în baza consimțământului, atunci când acesta este necesar. Consimțământul este separat de contract, voluntar și poate fi retras oricând. Comunicările privind contractul, accesul, programul, facturarea, suportul sau securitatea nu sunt marketing atunci când sunt necesare executării contractului sau îndeplinirii unei obligații legale.

4.6. Testimoniale, imagine și voce în promovare

Numele, imaginea, vocea și testimonialele pot fi utilizate în scop promoțional numai în baza unui consimțământ separat, voluntar și documentat, care indică scopul, canalele și perioada utilizării. Acceptarea contractului sau a acestei politici nu reprezintă consimțământ promoțional general.

4.7. Înregistrarea sesiunilor live

Dacă funcția este activată, se poate înregistra numai partea introductivă/administrativă a sesiunilor live, pentru organizare și administrarea cursului. Participanții sunt informați înainte de înregistrare. Nu se înregistrează camerele de lucru, iar înregistrările nu sunt puse la dispoziția cursanților. Accesul este limitat la membrii autorizați ai echipei TheGerminds care au nevoie de acesta pentru scopul documentat.

4.8. Cookies și tehnologii similare

Prelucrarea prin cookie-uri și tehnologii similare este descrisă în Politica de cookies. Tehnologiile neesențiale sunt utilizate numai în condițiile legii și, atunci când este necesar, după exprimarea consimțământului prin mecanismul disponibil pe site.

4.9. Utilizarea instrumentelor AI

Profesorii pot utiliza Gemini, Claude sau ChatGPT numai pentru idei de exerciții de conversație și activități educaționale. Nu trebuie introduse în aceste instrumente nume, date de contact, lucrări, rezultate, date de plată sau alte date identificabile ale cursanților. Rezultatele generate sunt verificate de profesor înainte de utilizare. AI nu este folosit pentru decizii privind accesul, admiterea, notarea, evaluarea, progresul sau certificarea cursanților.

5. Relațiile B2B – roluri și transmiterea datelor participanților

În relațiile B2B, rolurile părților se stabilesc în funcție de scopul concret al prelucrării. Pentru datele reprezentanților companiei și pentru gestionarea relației comerciale, TheGerminds poate acționa ca operator pentru propriile scopuri, precum contractarea, facturarea și comunicarea comercială.

Pentru datele participanților transmise de companie exclusiv pentru furnizarea cursului în numele companiei, părțile vor documenta înainte de prelucrare dacă TheGerminds acționează ca persoană împuternicită și vor încheia un acord de prelucrare atunci când acest lucru este necesar. TheGerminds va prelucra datele numai potrivit instrucțiunilor documentate compatibile cu legea și va aplica măsuri adecvate de securitate.

Beneficiarul B2B trebuie să informeze participanții cu privire la transmiterea datelor și la regulile de participare. TheGerminds va furniza participanților informarea necesară atunci când rolul și împrejurările prelucrării impun acest lucru.

6. Destinatari și furnizori

Datele pot fi accesate sau transmise, în funcție de scopul concret și numai în măsura necesară, către:

• personalul și colaboratorii autorizați ai TheGerminds, pe baza atribuțiilor și a accesului necesar;
• contabilul, consultanții și furnizorii care sprijină administrarea juridică, fiscală, financiară sau operațională;
• system.io pentru platformă, LMS și hosting, dacă este utilizat pentru serviciul relevant;
• Zoom și Google Meet pentru sesiunile live;
• Netopia și Stripe pentru procesarea plăților;
• Gmail și furnizorii de e-mail utilizați pentru comunicări;
• WhatsApp/Meta pentru grupul privat de suport, dacă acest canal este inclus în serviciu;
• furnizori de analytics și publicitate, numai în condițiile Politicii de cookies și după consimțământ, când acesta este necesar;
• colaboratorul web și furnizorii tehnici care asigură site-ul, platforma sau aplicațiile;
• furnizorii de servicii AI utilizați în limitele descrise la secțiunea 4.9, fără introducerea datelor identificabile ale cursanților;
• autorități publice, instanțe, organe de control sau alți destinatari atunci când transmiterea este impusă de lege ori necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

Furnizorii pot utiliza subcontractanți. Lista și rolul concret al subcontractanților se verifică în documentația contractuală și de informare a fiecărui furnizor. Accesul furnizorilor este limitat la ceea ce este necesar pentru prestarea serviciilor, iar acolo unde este cazul sunt stabilite obligații contractuale de confidențialitate și protecție a datelor.

7. Transferuri internaționale

Unii furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, transferul se realizează numai pe baza unui mecanism permis de GDPR, precum decizie de adecvare, clauze contractuale standard și/sau alte garanții aplicabile. Informațiile actualizate despre furnizori și garanții pot fi solicitate la thegerminds@gmail.com.

8. Termene de stocare și ștergere

Păstrăm datele numai atât cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, pentru îndeplinirea obligațiilor legale și pentru protejarea drepturilor TheGerminds. Perioadele de mai jos sunt termene recomandate de administrare și pot fi prelungite numai dacă este necesar pentru obligații legale, prevenirea fraudei sau constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi.

Stocarea activă înseamnă păstrarea datelor în sistemele utilizate curent pentru furnizarea serviciilor și administrarea relației cu persoana. Copiile de siguranță sunt păstrate separat, potrivit ciclului tehnic al furnizorului, și sunt suprascrise în termenul indicat mai sus. Ștergerea poate fi realizată prin ștergere efectivă, anonimizare sau blocare, după caz, în funcție de natura sistemului și de obligațiile legale aplicabile.

9. Drepturile persoanelor

În condițiile prevăzute de GDPR și de legislația aplicabilă, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele prelucrate și la informații despre prelucrare;
• dreptul de rectificare a datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării, în cazurile prevăzute de lege;
• dreptul la opoziție, inclusiv față de prelucrarea în scop de marketing direct;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este efectuată prin mijloace automate, în măsura în care dreptul este aplicabil;
• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, atunci când sunt îndeplinite condițiile de aplicare;
• dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Solicitările se transmit la thegerminds@gmail.com sau la adresa poștală indicată la secțiunea 1. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului. Vom răspunde în termenul legal, de regulă în cel mult o lună de la primirea solicitării, cu posibilitatea prelungirii în condițiile legii atunci când cererea este complexă sau sunt primite mai multe cereri.

Datele de contact ale ANSPDCP sunt disponibile la https://www.dataprotection.ro/.

10. Marketing și retragerea consimțământului

Consimțământul pentru marketing este separat, specific, informat și voluntar și nu este bifat în prealabil. Vă puteți dezabona folosind linkul de dezabonare din mesaj sau printr-o solicitare transmisă la adresa de e-mail indicată pentru GDPR.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere. După retragere, TheGerminds va opri comunicările comerciale pentru care consimțământul era necesar, cu excepția situației în care există un alt temei legal aplicabil. Comunicările privind contractul, accesul, programul, facturarea, suportul și securitatea pot continua atunci când sunt necesare executării contractului sau îndeplinirii unei obligații legale.

11. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu natura datelor și riscurile prelucrării. Acestea pot include conturi individuale și parole, acces pe roluri, limitarea accesului echipei la datele necesare, reguli de confidențialitate, actualizări ale sistemelor, măsuri de backup, controlul furnizorilor și instruirea persoanelor autorizate.

Plățile sunt procesate prin furnizori specializați, iar TheGerminds nu stochează datele cardului atunci când plata este realizată prin Netopia sau Stripe. Nicio metodă de transmitere sau stocare nu poate garanta securitate absolută; TheGerminds revizuiește și îmbunătățește măsurile aplicate în funcție de evoluția serviciilor și a riscurilor.

12. Incidente de securitate

TheGerminds evaluează incidentele de securitate și documentează măsurile luate. Dacă legislația impune notificarea autorității competente sau informarea persoanelor afectate, aceste notificări vor fi realizate în termenele și condițiile prevăzute de lege.

Vulnerabilitățile sau incidentele pot fi raportate la thegerminds@gmail.com. Mesajul trebuie să conțină, pe cât posibil, descrierea problemei, sistemul afectat, momentul observării și datele de contact pentru revenire. Nu includeți în mesaj parole sau alte date care nu sunt necesare.

13. Copii, categorii speciale și date furnizate voluntar

TheGerminds nu acceptă în prezent minori și nu solicită categorii speciale de date. Persoanele trebuie să nu transmită în grupuri de suport, formulare, e-mailuri, apeluri sau instrumente AI date privind sănătatea, date biometrice ori alte informații sensibile care nu sunt necesare pentru serviciul solicitat.

Dacă o persoană transmite voluntar astfel de date, TheGerminds le va utiliza numai în măsura strict necesară pentru gestionarea solicitării sau pentru respectarea unei obligații legale și va analiza ștergerea lor atunci când nu mai există un scop legitim de păstrare.

14. Actualizarea politicii

Versiunea și data intrării în vigoare a acestei politici: versiunea 1, data intrării în vigoare: 3.11.2026; data ultimei actualizări: 3.11.2026.

Politica este publicată pe site și poate fi actualizată pentru a reflecta modificări ale serviciilor, furnizorilor, fluxurilor, legislației sau măsurilor de securitate. Pentru modificări semnificative, TheGerminds va furniza o informare suplimentară atunci când legea sau natura relației cu persoana impune acest lucru.

15. Legături către alte documente

Pentru informații complete, această politică trebuie citită împreună cu Termenii și condițiile TheGerminds, Politica de cookies, formularul de retragere și, pentru relațiile B2B, acordul de prelucrare a datelor atunci când este necesar. Documentele contractuale pot conține informații suplimentare despre curs, acces, comunicări, participanți și durata serviciilor.

16. Date de completat înainte de publicare

Următoarele elemente trebuie completate sau confirmate înainte de publicarea politicii. Lista poate fi eliminată din varianta publicată:

• e-mailul GDPR și, dacă este cazul, telefonul și adresa de corespondență;
• existența unui DPO și datele acestuia, dacă desemnarea devine obligatorie sau este decisă voluntar;
• furnizorii efectiv utilizați și rolurile lor pentru fiecare serviciu;
• inventarul cookie-urilor, pixelilor și tehnologiilor similare, în Politica separată de cookies;
• linkul sau mecanismul concret pentru exercitarea drepturilor GDPR;
• versiunea, data intrării în vigoare și data ultimei actualizări;
• mecanismul concret de retragere a consimțământului pentru marketing;
• confirmarea termenelor de păstrare cu persoana responsabilă de contabilitate și cu administratorul platformei;
• confirmarea procedurii de raportare a incidentelor și vulnerabilităților;
• confirmarea fluxului de informare a participanților B2B și a acordului de prelucrare, dacă este necesar.